Membuat Pengarsipan Elektronik

Tidak sulit untuk membuat dokumen dan menyimpan mereka. Yang menjadi tantangan besar adalah mendapatkan lagi mereka.

* Buat StrukturLangkah pertama dalam membuat sistem pengarsipan elektronik adalah membuat struktur. Misalkan Anda mempunyai lemari arsip tempat menyimpan kertas arsip Anda. Jika arsip proyek semua dimasukkan ke dalam satu folder utama, maka Anda tidak akan menemukan apapun! Windows otomatis membuat folder bernama “My Documents” tempat Anda menyimpan file Namun, jika Anda menyimpan tanpa menggunakan sub-folder, akan sulit untuk me nemukan apa yang Anda cari. Sama seperti kertas arsip, Anda harus menyimpan dokumen ke sub-folder, yang disebut juga subdirektori.

* Buat Direktori
Semua folder Anda harus dimasukkan ke dalam satu direktori utama. Ini membuat proses back-up lebih mudah: Anda cukup mem-burn satu direktori ke CD. Anda bisa menggunakan “My Documents” sebagai direktori utama, atau Anda bisa membuat sendiri. Pada contoh di sini kita buat direktori bernama a_gunung pada drive D (ganti gunung dengan nama Anda). Perhatikan bahwa ada huruf “a” yang diikuti dengan garis bawah di depan nama Anda. Ini supaya direktori Anda berada di urutan pertama sehingga proses penyimpanan lebih cepat.

* Buat Subdirektori
Pada direktori utama Anda, buat subdirektori untuk setiap ka tegori dokumen yang Anda simpan. Jangan pikirkan tipe dokumen (pengolah kata, spreadsheet, database, dan seterusnya) yang Anda simpan, pikirkan saja kategorinya. Sebagai contoh, kita gunakan subkategori berikut:
a_gunung\kerja
a_gunung\pribadi
a_gunung\kursus

* Atur Lokasi Dokumen
Setiap kali membuat dokumen, terlepas dari program yang digunakan untuk membuatnya, dokumen akan disimpan ke subdirektori yang dimaksud. Anda bisa saja mempunyai dokumen Word, Excel, dan PowerPoint dalam subdirektori yang sama. Untuk menyimpan file ke subdirektori, klik Save As pada menu File, dan pilih subdirektori yang diinginkan pada jendela Save As. Pada Word, Anda bisa mengubah direktori default penyimpanan file. Pada menu Tools, klik Options, dan klik File Locations. Pada daftar, klik Documents, dan cari direktori utama Anda–pada contoh di sini a_gunung. Pada waktu menyimpan dokumen, Word akan otomatis menyimpan ke direktori itu; Anda hanya perlu memilih subdirektori yang tepat untuk menyimpan dokumen.

* Buat Aturan Penamaan
Buat aturan penamaan untuk file Anda. Beri nama file yang nantinya mudah untuk dikenali. Sebagai contoh, beri nama kontrak dengan format YYMMDD CLIENT, dan kemudian simpan di D:\a_gunung\kerja\ kontrak. Semua kontrak di dalam direktori tersebut akan ditampilkan secara berturut-turut. Jika dulu pada jaman DOS kita terbatas sampai delapan karakter, sekarang berkat Windows bisa memberi nama file sampai 255 karakter. Oleh karena itu, beri nama sepanjang yang Anda inginkan! Semakin panjang nama, semakin besar kemungkinan Anda mendapatkannya pada waktu menggunakan pencarian berdasarkan kata kunci. Tanyakan kepada diri Anda apa kata atau kalimat yang pertama Anda pikirkan jika nanti ingin mencari file tersebut.

* Cari yang Anda Butuhkan
Jika sistem direktori Anda mengalami hambatan, jangan putus asa! Anda masih bisa mencari file yang Anda buat dengan menggunakan fitur pencarian operating system. Jika Anda sedang ke luar kota dan rekan kerja Anda harus mencari file yang akan dikirim ke klien, ia dapat mengklik Search pada menu Start, pilih untuk mencari semua file dan direktori, pilih a_gunung, dan ketik sembarang kata yang menurutnya mendeskripsikan dokumen tersebut, dan dapat! Kita juga telah mencetak daftar direktori file sehingga ia bisa dengan cepat mencari file di Windows Explorer. Jika dibutuhkan, Anda bisa membuat folder tambahan di subdirektori yang kita buat pada langkah 2. Sebagai contoh pada dokumen subdirektori a_gunung\kerja Anda bisa membuat folder berikut:
- \Artikel
- \Asosiasi
- \Backup
- \Clipart
- \Kebijakan
- \Kontrak
- \Marketing
- \Media
- \Produk
- \Promosi
- \SOP
- \Templates
- \Training
- \Websites

0 comments:

Posting Komentar